Wielu osobom sam akt planowania kojarzy się z nudą, wywołuje znużenie i zniechęcenie. Z drugiej strony towarzyszy mu często uczucie dumy, pewności siebie i satysfakcji ze skutecznie zrealizowanego planu. Jeśli już na samym początku odczuwasz opór, pamiętaj, że każdy z nas wypracowuje własne sposoby, a ucząc się od innych po prostu inspirujemy się, poszerzamy paletę możliwości. Mało tego, skuteczność poszczególnych technik zmienia się w czasie i wymagają one modyfikacji, uaktualnienia.

Co mi się aktualnie sprawdza? Po pierwsze, mam przewidziany w kalendarzu konkretny czas na planowanie. W piątki planuję kolejny tydzień. Jest to jedno z moich zadań do zrobienia. Po drugie planuję po swojemu. Wychodzę od świadomości wartości, głównych celów życiowych i potrzeb. Układam strategię i priorytety a gdy siadam do kalendarza  wpisuję wyłącznie te zadania, które uznaję za kluczowe. Całą resztę odpuszczam, by zachować więcej przestrzeni na odpoczynek, przyjemności, spacery, czas z bliskimi. Od kilku lat ustawiam po jednym priorytecie na dzień, regularnie wśród moich zadań tygodniowych ustawiam jedno zadanie „specjalne” (jak na przykład porządkowanie strony internetowej czy zdjęć). W moim kalendarzu wpisuję zarówno zadania, jak i przyjemności. Sprawdza mi się kalendarz papierowy, w którym wpisuję i wykreślam główne zadania na każdy tydzień. Pozostaję otwarta na zmiany i wiedzę z zakresu zarządzania sobą w czasie, wykorzystuję wiedzę z tematu motywacji, biochemii mózgu, silnej woli i in. Dobry, dopasowany do mnie sposób planowania przynosi efekty w postaci osiągania pożądanych rezultatów, wzrostu poczucia sprawczości i zaufania do siebie. To dla mnie skuteczny mobilizator do podtrzymywania sprawdzających się u mnie praktyk. Mam nadzieję, że także znajdujesz w sobie powód, aby znaleźć sposób na siebie. A jeśli już znalazłaś, to poniżej znajdziesz 8 podpowiedzi, na co zwrócić uwagę, aby nie wpaść w wir pośpiechu.

  1. Główne cele przełóż na terminarz roczny
    Podejmij decyzję, którym obszarom życia chcesz przeznaczyć szczególnie dużo energii. Innymi słowy przypisz swoim celom/zadaniom poziom ważności oraz kolejności realizacji. Pośpiech często wynika z tego, że rozpoczynamy kilka projektów na raz. W życiu nieustannie realizujemy wiele celów jednocześnie. Np. stawiamy sobie za cel rozwój zawodowy i rozpoczynamy kurs, lecz równocześnie chcemy nadal towarzyszyć dzieciom w rozwoju, dbać o relację z mężem, mieć względny;) ład w domu, pamiętać o uroczystościach rodzinnych, dbać o ciało i zdrowie oraz realizować podstawowe zadania zawodowe. Uf! Naprawdę dużo! A skoro tak, to nie bierz sobie na barki w tym samym okresie dodatkowego celu w postaci zrobienia porządnego przeglądu zdrowia rodziny oraz remontu mieszkania pod wynajem. Rozłóż te dodatkowe, duże zadania w ciągu roku tak, aby realizować je w kolejności uwzględniającej potrzeby, ważność, pilność i inne istotne czynniki. 
  2.  Rozpisz kroki pośrednie
    Gdy już masz roczny harmonogram zajmij się bardziej szczegółowym planem. Wpisz kroki milowe i główne zadania pierwszego celu. Odłóż na razie na bok cele, którymi będziesz się zajmować w kolejnym okresie. Zanim ukończysz pierwszy cel rozwiniesz się, zmienią się okoliczności i być może dalsze plany będą również ulegały modyfikacjom. Nie ma więc sensu robić szczegółowego planu na cały rok. Rozpisz kroki pośrednie do osiągnięcia jednego celu. Jeśli np. chcesz zadbać o zdrowie, postanów od czego zaczniesz i jakie będą następne etapy. Np.
    -> 1-2 tydz. Wprowadzenie nawyku picia odpowiedniej ilości wody.
    -> 2-3 tydz. Zamiana słodkich przekąsek na owocowe.
    -> 3-4 tydz. 2 razy w tygodniu dojeżdżać rowerem do pracy.
    -> 4-5 tydz. W soboty i niedziele rano medytować 10 min. zamiast jeździć po zakupy (zamawiać je online w piątek)
    etc. Realizuj plan, nawet jeśli któregoś z kroków pośrednich nie udało Ci się skutecznie wdrożyć.
    Nie wszystko, co wydaje nam się użyteczne i realne, faktycznie będzie warte wdrażania.
  3.  Rozpisz zadania
    Dopiero teraz jest pora na precyzyjny rozkład zadań. Rozpisz zadania na 1-2 tygodnie w przód. Rozpisywanie ich na dłuższy okres z reguły mija się z celem. Wiele rzeczy może się zmienić. Możesz akurat być chora. Twój usługodawca może mieć opóźnienie. Może się rozwiniesz i będziesz mieć nowe pomysły na realizację celów. Rozpisz zadania tylko na najbliższy okres. Niektórzy rozpisują je na jeden dzień w przód inni na dwa tygodnie. Mi sprawdza się perspektywa tygodnia. Przeczytaj poniższe uwagi, aby ustrzec się przed błędami prowadzącymi do… stresu, napięć i pośpiechu.

 

  • Wpisując zadania w poszczególne dni uwzględnij od razu ile czasu one zajmą. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zaplanujesz więcej, niż jesteś w stanie wykonać. 3 zadania mogą zająć 5 minut albo 5 godzin. Nie patrz więc na to, czy masz dużo czy mało do zrobienia przez pryzmat liczby zadań, ale tego ile energii i czasu wymagają.
  • Planuj bufory czasu. To przestrzeń na opóźnienia, tzw. „wrzutki”, na to, czego nie przewidziałaś, na gorszą dni lub dystraktory. Mi sprawdza się 30-60 minut czasu buforowego na dzień pracy i tyle samo na czas prywatny.
  • Zaplanuj odpoczynek. I kiedy to piszę, mam na myśli dwa elementy. Uwzględnienie czasu na ładowanie baterii w harmonogramie dnia oraz zaplanowanie, co dokładnie zrobisz w ramach tej przerwy. Mi ładują baterie: relacje, jedzenie, joga, medytacja, czytanie, ruch, przebywanie na świeżym powietrzu i blisko natury, taniec i muzyka oraz doświadczanie czegoś nowego. Nie byłabym jednak naładowana, jeśli w kółko realizowałabym odpoczynek w ten sam sposób. Nawet w tym potrzebuję równowagi i różnorodności! Uwzględniając różne moje potrzeby w planie odpoczynku, pełniej dbam o siebie. Wiem, że ten punkt może być dla Ciebie zaskakujący. Ale tak: pośpiech bardzo często wynika z tego, że jesteśmy przeładowane, przestresowane, przeciążone. A tego stanu nie zmieni się poprzez pośpieszne realizowanie kolejnych i kolejnych zadań. Zmienisz go dzięki przestrzeni na mądrze dobrany odpoczynek.
  • Nie tylko rozłóż zadania na poszczególne dni, ale też ułóż harmonogram, poukładaj je w odpowiedniej kolejności. Uwzględnij swoją energię o różnych porach dnia, ryzyko prokrastynacji niektórych zadań, ich trudność i złożoność. Mi sprawdza się system, w którym na początku dnia wykonuję kilka stosunkowo drobnych, przyjemnych i łatwych dla mnie czynności. Jeśli danego dnia rano nie mam sesji, to pracę przy biurku zaczynam od przejrzenia listy zadań. Dopiero potem otwieram komputer i jako pierwsze rozpoczynam zadanie, które jest dla mnie najbardziej wymagające, które mogłabym odwlekać, którego się obawiam, wymaga najwyższego skupienia lub najwięcej czasu. W tej kategorii jest pisanie artykułów, maili, programów szkoleniowych i ofert a także niektóre sprawy wymagające dopilnowania podwykonawców lub oddelegowania zadania. Kiedy uporam się z najtrudniejszym zadaniem, każde kolejne idzie jak z płatka.
  • Kiedy coś robisz, skup się na 100%. Koncentruj się na tym, czym akurat masz się zająć. Zamiast błądzić myślami wokół kolejnych planów, skieruj całą uwagę na daną czynność. Brzmi banalnie, ale jest bardzo trudne. Nasz umysł lubi intensywną pracę a większość naszych zadań nie angażuje go w pełni. Dlatego to normalne, że pojawiają się mimowolne myśli dotyczące ważnych dla Ciebie spraw, wyzwań czy miłych planów. Łagodnie lecz konsekwentnie wracaj uwagą do aktualnego zadania. Jeśli będziesz się rozpraszać efektywność będzie niższa a jakość wykonania gorsza. Jeśli wpadasz w pułapkę internetu, przeczytaj ten krótki artykuł, w którym daję kilka sposobów na uniknięcie nieustannego przyciągania social mediów.

Ciekawa jestem, co Tobie pozwala skuteczniej planować i realizować plan z większym spokojem.

Tymczasem zaś przypominam, że dbania o siebie, umiejętności priorytetyzowania i lokalizowania potrzeb można się nauczyć, a ja tego uczę poprzez:

0
  • Przepraszamy, ten produkt nie może zostać kupiony.
0
Twój koszyk
Twój koszyk jest pustyWróć do sklepu