coach, Wrocław, szkolenia, psycholog, trener, Aleksandra Mroczko, coaching

8 zasad skutecznego planowania

14.12.19 | Buduj w sobie siłę, Coaching

Być może tak jak wielu osobom sam akt planowania kojarzy się z nudą, wywołuje znużenie i zniechęcenie. Z drugiej strony na pewno też znasz uczucie dumy, pewności siebie i satysfakcji ze skutecznie zrealizowanego planu. Jeśli już na samym początku odczuwasz opór, przeczytaj, co mi pomaga podjąć się planowania. Po pierwsze, mam przewidziany w kalendarzu konkretny czas na planowanie. W piątki planuję kolejny tydzień. Jest to jedno z moich zadań do zrobienia. Po drugie planuję po swojemu. Wypracowałam sposób na planowanie, który mi się sprawdza, przynosi ulgę (kiedy wrzucam zadania w grafik) i satysfakcję (kiedy mogę je wykreślić). Używam kolorów do różnych zadań i dbam, by moje plany były estetyczne (przynajmniej dopóki nie zacznę skreślać 😉 Wciąż jeszcze dużo przede mną nauki w tym zakresie. Ale widzę, jakie efekty przynosi dobry plan i te efekty są dla mnie najskuteczniejszym mobilizatorem. Mam nadzieję, że także znajdujesz w sobie powód, aby planować. A jeśli już znalazłaś, to poniżej znajdziesz 8 podpowiedzi, na co zwrócić uwagę, aby nie wpaść w wir pośpiechu.

  1. Główne cele przełóż na terminarz roczny. Podejmij decyzję w jakim okresie będziesz się zajmować jaką sprawą. Pośpiech często wynika z tego, że rozpoczynamy kilka projektów na raz i nie jesteśmy w stanie zmieścić wszystkich zadań. W życiu nieustannie realizujemy wiele celów jednocześnie. Np. stawiamy sobie za cel rozwój zawodowy i w tym celu rozpoczynamy intensywny kurs. Ale równocześnie chcemy nadal towarzyszyć dzieciom w rozwoju, dbać o relację z mężem, mieć względny;) ład w domu, pamiętać o uroczystościach rodzinnych, dbać o ciało i zdrowie oraz realizować podstawowe zadania zawodowe. Uf! Naprawdę dużo! A skoro tak, to nie bierz sobie na barki w tym samym okresie dodatkowego celu w postaci zrobienia porządnego przeglądu zdrowia rodziny oraz remontu mieszkania pod wynajem. Rozłóż zadania w ciągu roku tak, aby Realizować je w kolejności uwzględniającej potrzeby, ważność, pilność i inne istotne czynniki. 
  2. Gdy już masz roczny harmonogram zajmij się bardziej szczegółowym planem. Wpisz kroki milowe i główne zadania. Wpisz je harmonogram roczny lub miesięczny. Ja lubię widzieć całość, więc lepiej mi się sprawdza duży kalendarz roczny. W tym roku mam zamiar przetestować suchościeralny planer od Pani Swojego Czasu, co uchroni mnie przed nieestetycznym poprawianiem i przesuwaniem notatek 😉
  3. Dopiero teraz jest pora na precyzyjny rozkład zadań. Rozpisz zadania na 1-2 tygodnie w przód. Rozpisywanie ich na dłuższy okres z reguły mija się z celem. Wiele rzeczy może się zmienić. Możesz akurat być chora. Twój usługodawca może mieć obsuwę. Może się rozwiniesz i będziesz mieć nowe pomysły na realizację zadań. Rozpisz zadania tylko na najbliższy okres. Niektórzy rozpisują je na jeden dzień w przód inni na dwa tygodnie. Mi sprawdza się perspektywa tygodnia. Przeczytaj poniższe uwagi, aby ustrzec się przed błędami prowadzącymi do… stresu, napięć i pośpiechu.

 

  • Wpisując zadania w poszczególne dni uwzględnij od razu ile czasu one zajmą. Dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zaplanujesz więcej, niż jesteś w stanie wykonać. 3 zadania mogą zająć 5 minut albo 5 godzin. Nie patrz więc na to, czy masz dużo czy mało do zrobienia przez pryzmat liczby zadań ale tego ile energii i czasu wymagają.
  • Planuj bufory czasu. To przestrzeń na obsuwy, na to, czego nie przewidziałaś, na gorszą energię lub dystraktory. Mi sprawdza się 30-60 minut czasu buforowego na dzień pracy i tyle samo na czas prywatny.
  • Zaplanuj odpoczynek. I kiedy to mówię mam na myśli dwa elementy. Uwzględnienie czasu na ładowanie baterii w harmonogramie dnia oraz zaplanowanie, co dokładnie zrobisz w ramach tej przerwy. Mi ładują baterie: relacje, jedzenie, joga, medytacja, czytanie, ruch, przebywanie na świeżym powietrzu i blisko natury, taniec i muzyka oraz doświadczanie czegoś nowego. Nie byłabym jednak naładowana, jeśli w kółko realizowałabym odpoczynek w ten sam sposób. Nawet w tym potrzebuję równowagi! Uwzględniając różne moje potrzeby w planie odpoczynku, pełniej dbam o siebie. Wiem, że ten punkt może być dla Ciebie zaskakujący. Ale tak: pośpiech bardzo często wynika z tego, że jesteśmy przeładowane, przestresowane, przeciążone. A tego stanu nie zmieni się poprzez pośpieszne realizowanie kolejnych i kolejnych zadań. Zmienisz go dzięki przestrzeni na mądrze dobrany odpoczynek.
  • Nie tylko rozłóż zadania na poszczególne dni, ale też ułóż harmonogram, poukładaj je w odpowiedniej kolejności. Uwzględnij swoją energię o różnych porach dnia, ryzyko prokrastynacji niektórych zadań, ich trudność i złożoność. Mi sprawdza się system, w którym na początku dnia wykonuję kilka stosunkowo drobnych, przyjemnych i łatwych dla mnie czynności. Wracając do domu lub gabinetu po odprowadzeniu córki publikuję posty i live’y w social media. Jeśli danego dnia rano nie mam sesji, to pracę przy biurku zaczynam od przejrzenia listy zadań. Dopiero potem otwieram komputer i jako pierwsze rozpoczynam zadanie, które jest dla mnie najbardziej wymagające, które mogłabym odwlekać, którego się obawiam, wymaga najwyższego skupienia lub najwięcej czasu. W tej kategorii jest pisanie artykułów, maili, programów szkoleniowych i ofert a także niektóre sprawy wymagające dopilnowania podwykonawców lub oddelegowania zadania. Kiedy uporam się z najtrudniejszym zadaniem, każde kolejne idzie jak z płatka.
  • Kiedy coś robisz, skup się na 100%. Koncentruj się na tym, czym akurat masz się zająć. Zamiast błądzić myślami wokół kolejnych planów, skieruj całą uwagę na daną czynność. Brzmi banalnie, ale jest bardzo trudne. Nasz umysł lubi intensywną pracę a większość naszych zadań nie angażuje go w pełni. Dlatego to normalne, że pojawiają się mimowolne myśli dotyczące ważnych dla Ciebie spraw, wyzwań czy miłych planów. Łagodnie lecz konsekwentnie wracaj uwagą do aktualnego zadania. Jeśli będziesz się rozpraszać efektywność będzie niższa a jakość wykonania gorsza. Jeśli wpadasz w pułapkę internetu, przeczytaj ten krótki artykuł, w którym daję kilka sposobów na uniknięcie nieustannego przyciągania social mediów. 

Ciekawa jestem, co Tobie pozwala skuteczniej planować i realizować plan z większym spokojem.

Tymczasem zaś przypominam, że raz w roku możesz się zobaczyć ze mną w kameralnym gronie, aby wypracować własne sposoby na zarządzanie sobą w czasie. Sprawdź:  Mam czas. Jak przestać się spieszyć? podczas którego zmierzysz się ze swoimi przekonaniami związanymi z czasem i przygotujesz rozwiązania dla siebie.